سئوال : آيا به وسيله وان نوت مي‌توان پروژه‌هاي كاري را زمانبندي و مديريت كرد؟

پاسخ: هر برنامه کامپيوتري، وظايفي مشخص دارد که توسط سازنده آن در نظر گرفته شده است. ممکن است براي مديريت يک پروژه برنامه‌هايي خاص و ويژه با امکانات مخصوص مديريتي همچون يادآوري يک نکته و برنامه ريزي هوشمند و پيگيري امور و ... در دنياي نرم‌افزارها يافت شود.

در اين ميان وان‌نوت يک نوع انعطاف‌پذيري زيادي دارد که کارهاي زيادي را مي‌توان به سليقه شخصي انجام داد. از فيش‌هاي تحقيقاتي يک محقق تا رمز بازي‌هاي يک نوجوان و ...

در مورد زمان‌بندي و مديريت پروژه‌ها در وان نوت طرح خاص و مشخصي وجود ندارد و بسته به سليقه شما و موارد کليدي پروژه تغييرپذير است. ولي من يک مثال که به ذهنم مي‌رسد به سليقه خودم به شما پيشنهاد مي‌دهم تا شما آن را ارزيابي و با تغيير مدنظر خود آن را کامل نماييد.

مثلاً کارگروهي متشکل از 5 نفر عضو هيئت علمي يک دانشگاه قرار است روي موضوعي با عنوان «عصمت در اديان زنده جهان» تحقيق نمايند. هر يک از اين پنج نفر موظفند طي زمانبندي مطرح شده در ابتداي تأسيس کارگروه به منابع رجوع نمايند و هر يک يکي از اديان زنده جهان را بررسي نمايند.

يک دفترچه بنام «پروژه عصمت» در وان‌نوت ايجاد مي‌کنم. در اين دفترچه يک فصل به نام زمانبندي ايجاد کرده و پنج گروه فصل به نام‌هاي اسلام، مسيحيت ، يهوديت ، بوديسم و هندوئيسم ايجاد مي‌کنم. (براي ايجاد گروه فصل در منوي نوار ابزار New گزينه Section Group  را انتخاب کنيد)

در هر گروه فصل ، فصل‌هايي همنام با سرفصل‌هاي هر بحث را ايجاد مي کنم.

در فصل زمانبندي، مديريت اين پروژه برنامه‌ريزي مي‌شود. مثلاً صفحه اي درست مي‌کنم به نام وظايف اعضا و در آن صفحه 5 زير صفحه به نام هر يک از پنج عضو کارگروه ايجاد مي‌کنم. و در يک جدول مثل جدول زير زمانبندي هر عضو را در زيرصفحة مربوطه قرار مي‌دهم. البته مي‌توان تمام اين جدول ها را در يک صفحه در کادر هاي جداگانه به اسم 5 عضو ايجاد کرد.

table1.jpg

 

ديگه ميشه يه کار سليقه‌اي فقط به نظر من ابتدا خوب در مورد چيزهايي که بايد در دفترچه اين پروژه واقع بشه خوب فکر کنيد و با همکارها و هم‌گروه‌هاتون جلسه بگذاريد و همفکري کنيد و دفترچه کاملي رو از ابتدا بسازيد. اما نگران نباشيد بعداً در حين کار به راحتي و با گذاشتن وقت کمي مي‌تونيد فصل‌ها و صفحات دفترچه رو بازسازي کنيد.

اما يک نکته رو فراموش نمي‌کنم که يادآور بشم. يک برنامه مديريتي خوب بايد بتونه سررسيد يک وظيفه رو به کاربر يادآور بشه. وان‌نوت اين مشخصه رو نداره اما براي جبران اين نقيصه يک رابطه تنگاتنگ بين وان‌نوت و (Microsoft Outlook 2007) برقرار شده که مي‌تونيد هر وظيفه رو با علامت‌هاي Task که در منوي Insert>Outlook Task علامت‌گذاري کنيد و يک تاريخ براي آن وظيفه معين کنيد تا برنامه Outlook در سررسيد آن وظيفه به شما يادآور بشه. البته متأسفانه تاريخ برنامه اوت لوک ميلاديه و من نرفتم دنبالش که ببينم ميشه به تاريخ شمسي تبديل شه يا نه. ولي تا وقتي که وضع تاريخ شمسي تو اوت‌لوک مشخص بشه شما مي‌تونيد با استفاده از يک تقويم، تاريخ ميلادي مقارن با تاريخ سررسيد وظيفه رو به اوت‌لوک مشخص کنيد.

اميدوارم اين راهنمايي مورد استفاده شما قرار گرفته باشه. اگه نظرتون رو برام بفرستيد در راهنمايي‌هاي ديگه حتماً ازش استفاده مي‌کنم.